Beaucoup de méthodes existent pour apprendre à être productif et à optimiser son temps.
Dans cet article, je vais vous faire part de mon expérience.

1. Préférez avoir de nombreuses petites tâches

Il vaut mieux découper vos grandes tâches en de nombreuses petites tâches.
Par exemple, si vous devez développer un site internet, plutôt que d’écrire dans votre liste de tâches: « Développer le site internet domaine.fr » préférez :
– installation du CMS
– développement du header
– développement du footer
– développement de la sidebar
– développement de la home
– développement du template des catégories
– développement du template d’un article
– développement du template des pages

Ainsi, plutôt que de cocher une seule case à la fin de la journée, vous allez cocher des tâches tout au long de la journée. Ainsi, vous pourrez visualiser votre avancement.

2. Organisez les listes de tâches

Il est important d’organiser ses tâches et de les hiérarchiser car il est possible que pour faire la tâche B, vous ayiez besoin que la tâche A soit accomplie.
Voici un plan qui peut vous aider:
– plus ou moins urgent
– plus ou moins important
– plus ou moins long à faire

3. Faites en premier les tâches les plus difficiles ou qui vous motivent le moins

Attendre la fin de la journée pour faire les tâches les plus difficiles ou pénibles ne vous apportera que du découragement. Faites-les dès le début de la journée, quand vous êtes encore frais, avec un bon café !

4. Rassemblez les tâches qui se ressemblent

Personnellement, voilà comment je procède en arrivant au  bureau :
– Je commence par supprimer tous les mails de spam et autres publicités sans les ouvrir
– Ensuite, je lis tous mes mails afin d’avoir une idée globale de ce qui m’attend pour la journée
– Puis je réponds à tous les e-mails auxquels je peux déjà répondre
– Ensuite je fais du développement, et je ne vais plus ouvrir mon logiciel mail tant que je développe
– Juste avant la pause de la mi-journée, j’ouvre à nouveau mon logiciel de mail et je fais comme le matin (je supprime, je lis, je réponds)

Ainsi, lorsque je fais du développement, je reste concentré.

Si vous n’avez personne pour répondre au téléphone à votre place, il est préférable de mettre en place des plages horaires pour le téléphone : par exemple seulement l’après-midi, de manière à réserver votre matinée à l’avancement de vos dossiers.

5. Alternez les tâches intellectuelles et les tâches manuelles

Si vous travaillez sur un ordinateur, votre cerveau et vos yeux sont très sollicités. Il est donc important de les laisser « respirer ». Plutôt que vos pauses soient une perte de temps, vous pouvez les mettre à profit pour trier des papiers, ranger votre bureau, demander des informations à vos collaborateurs, écouter votre messagerie vocale…

6. Ayez deux types de listes de tâches

Personnellement, j’utilise deux types de tâches :
– La liste générale des tâches, avec tous les points à réaliser pour tous les projets :
Elle représente en moyenne 3 à 8 semaines de travail et me permet d’avoir une vue d’ensemble. Mais cette liste ne m’encourage pas, au sens où il faut du temps avant de pouvoir cocher une case.
– La liste journalière des tâches. Elle est plus détaillée et me permet de voir mon avancement dans la journée, et d’avoir chaque soir la satisfaction du travail accompli. Elle me prépare aussi pour mon rythme de travail du lendemain.