Votre maîtresse de CM2 vous avait prévenu : « Ecrire sans fautes, c’est important. Plus tard, quand tu auras un travail, tu repenseras à cette dictée. » Et elle avait raison, cette brave Mme Lepic… car quand on s’adresse à un client, dix fautes de grammaire dans la même phrase, ça fait pas pro. Mais ça, vous le savez déjà.

Je vous épargne donc « L’orthographe pour les nuls » et autres titres culpabilisants, et je vous propose 7 secrets simples, faciles à appliquer, qui vous feront monter les échelons du crack de la rédaction d’e-mails, augmentant sensiblement votre crédibilité dans le monde de l’entreprise.

1. Faites-vous relire

Acceptez de perdre du temps pour en gagner ! Faites relire systématiquement les courriers importants qui sortent de votre boîte mail. On a tous un ami un peu geek de la grammaire, de l’orthographe et de la syntaxe. Alors sans perdre une minute, on lui achète des chocolats, et on le met au travail !
Si vous trouvez une personne qui, en plus de vous corriger, prend le temps de vous expliquer pourquoi ce « s » n’a rien à faire là ou pourquoi il y a un accent sur le « à », alors vous avez tout gagné ! Car petit à petit, cela finira par rentrer… J’ai une grande expérience dans la « relecture active », et je dois dire que je ne suis pas peu fière des progrès de mes élèves. Mon mari, pour ne pas le citer, est bien plus calé en orthographe aujourd’hui qu’il ne l’était quand je l’ai rencontré… 😉

2. Apprenez à relire par vous-même

Votre femme ne sera pas toujours là pour vous sauver la vie. Il faut bien que vous appreniez à relire, vous aussi… Pour ne pas vous décourager, n’essayez pas de tout faire en même temps. Faites une relecture par filtre. Vérifiez par exemple :
– que tous les verbes ont été accordés
– que l’on a oublié aucun « s »
– tous les a/à
– tous les et/est
– tous les ce/se
– tous les ou/où…
– …
(Si vous n’avez aucune idée de quoi je parle, laissez tomber. Lisez la suite !)
Donnez-vous un seul objectif à la fois, et restez sur ce même objectif pendant plusieurs semaines, le temps de prendre le pli. Choisissez un filtre parmi ceux qui sont cités ci-dessus, et utilisez-le jusqu’à ce que cela devienne naturel. Ensuite, donnez-vous un nouvel objectif.

3. Ayez pitié de vos lecteurs

Voulez-vous faire perdre du temps à vos clients ? Non ! Alors mâchez-leur le travail en leur offrant un texte lisible :
– Faites des paragraphes. Un paragraphe = une idée. Puis on saute une ligne, et on passe à la suite.
– Au besoin, donnez des titres à vos paragraphes, pour dire clairement de quoi vous parlez.
– Vous avez le droit, bien sûr, d’utiliser la fonction « bold » pour mettre en valeur les points importants.
– Faites des listes, utilisez des puces, des numéros…
Un gros pâté, ce n’est pas digeste. Si vous voulez avoir la certitude d’être lu, prenez le temps d’organiser votre texte !

4. Les majuscules, c’est pas pour des prunes !

Bon, les gars… Une phrase, ça commence par une majuscule. Voilà, c’est dit.
(Soit dit en passant : ça compte aussi pour les noms propres. Donc, quand on écrit le nom ou le prénom de quelqu’un, on commence par…? Vous avez compris.)

5. Ponctuez

Une fois que vous avez exprimé une idée ou donné une info, mettez un point et commencez une autre phrase. Non aux phrases à rallonges. Elles embrouillent tout le monde. Il faut les éradiquer à tout prix. Et ça, tout le monde peut le faire !

6. Soignez le début

Dans un mail comme dans la vraie vie : on dit bonjour ! Faire l’impasse sur la salutation, c’est passer pour un rustre. Cela ne demande que quelques secondes : M. le Directeur, / Bonjour Mme Dupont, / Cher Patrick, …

7. Soignez la fin

Même si on a une signature automatique, il est impératif d’utiliser une formule de politesse. Cela donne le ton pour la suite des échanges. Selon le contenu de votre e-mail et selon votre degré d’affection pour le client, cela pourra être : Cordialement, Bien à vous, Par avance merci, Je reste à votre disposition, À bientôt…

Voilà donc 7 trucs pas trop compliqués pour tous ceux qui oseront relever le défi. Et souvenez-vous : il n’y a pas de petit commencement ! Mme Lepic sera fière de vous… vos clients aussi.